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如何在業(yè)務(wù)中斷最小的情況下切換IT服務(wù)提供商
在2020年初的時候，很多組織將IT投資列為2020年的關(guān)鍵事項。然而在幾個月之后，由于發(fā)生冠狀病毒疫情，許多組織的業(yè)務(wù)陷入了停頓。
盡管組織在適應(yīng)“新常態(tài)”時必須保持謹(jǐn)慎，但將投資完全擱置也會帶來風(fēng)險。那些投資于提高效率和降低成本的業(yè)務(wù)運(yùn)營變革的組織將會有更長遠(yuǎn)的發(fā)展。
業(yè)務(wù)創(chuàng)新需要進(jìn)行研究和規(guī)劃。業(yè)務(wù)運(yùn)營的變革必須是無縫的，并避免中斷。
第一步
如果IT服務(wù)提供商在價格、速度甚至在網(wǎng)絡(luò)通信方面都存在不足，那么最終將影響組織的業(yè)務(wù)。
這將導(dǎo)致組織其他部門的預(yù)算被削減，影響員工的正常工作，組織決策者最終花費大量時間和精力來解決問題或與供應(yīng)商進(jìn)行談判。
許多人認(rèn)為，切換IT服務(wù)提供商是提高成本效益和促進(jìn)增長的推動力。然而，重要的是要權(quán)衡利弊，以實現(xiàn)對組織更有意義的舉措。
例如，如果靈活的工作時間是首要事項，雖然組織當(dāng)前的IT服務(wù)提供商提供了令人滿意的價格，但可能有另一種解決方案可以提供更多的靈活性而無需支付更多的費用。在這種情況下，組織繼續(xù)與當(dāng)前的IT服務(wù)提供商簽訂固定合同是有意義的，同時還可以臨時將工作外包給提供更靈活工作時間的供應(yīng)商。
組織可以確定IT服務(wù)提供商的關(guān)鍵優(yōu)先事項，并首先與滿足其更高標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商協(xié)商，組織可以在其他領(lǐng)域(如成本或合同期限)進(jìn)行談判。
完全將IT工作負(fù)載外包的組織應(yīng)該重視信任度、可靠性和速度。作為唯一的IT服務(wù)提供商，供應(yīng)商將作為其內(nèi)部團(tuán)隊的延伸，因此，他們要像組織員工一樣受到信任。
盡管值得信賴且快速的供應(yīng)商可能會收取更高的費用，但避免了與反應(yīng)較慢、響應(yīng)能力較差的供應(yīng)商相關(guān)的停機(jī)和中斷成本。
內(nèi)部和外部團(tuán)隊
許多組織通常創(chuàng)建內(nèi)部IT團(tuán)隊，因為這通常會提高可靠性并更快地解決問題。但是對于許多初創(chuàng)組織和中小型組織來說，可能負(fù)擔(dān)不起這些費用。
雇傭內(nèi)部團(tuán)隊意味著支付更多的薪酬、培訓(xùn)費用、人員福利等。鑒于IT需求的不一致性，在需要時將工作外包給供應(yīng)商在經(jīng)濟(jì)方面更可行。
管理IT環(huán)境取決于定義優(yōu)先級。那些優(yōu)先考慮速度和訪問權(quán)限的組織(例如電子商務(wù)組織)可能希望對內(nèi)部團(tuán)隊進(jìn)行大量投資，以最大程度地減少可能影響客戶的停機(jī)風(fēng)險。
然而，隨著時間的推移，組織的需求可能會發(fā)生變化。對許多組織來說，內(nèi)部團(tuán)隊和外包人員的結(jié)合提供了便利和財務(wù)穩(wěn)定性。
組織IT主管的任務(wù)可能是構(gòu)建組織的IT基礎(chǔ)設(shè)施和管理系統(tǒng)性能，而意外問題或項目則可以外包給IT提供商，以免影響日常工作。
需要從新的供應(yīng)商獲得什么服務(wù)
組織可以向IT供應(yīng)商分享其抱負(fù)和價值觀，獲得提供業(yè)務(wù)增長的幫助，這其中包括從節(jié)省成本到更快、更高效、創(chuàng)新的服務(wù)。
與雇用內(nèi)部IT團(tuán)隊相比，組織可以利用外部IT專家團(tuán)隊的知識和勞動力，并且只在需要時支付費用。這可以使中小型組織可以獲得精簡其IT系統(tǒng)所需的專業(yè)技能，同時還可以完成諸如合規(guī)性之類的復(fù)雜且耗時的任務(wù)。
合規(guī)性和安全性是不斷變化的管理任務(wù)之一，可能會消耗IT資源。但是，專業(yè)的IT供應(yīng)商可以輕松應(yīng)對最新的威脅和合規(guī)性法規(guī)。
尋求重視這些關(guān)鍵業(yè)務(wù)職責(zé)的IT提供商可以使中小組織的工作更加輕松。他們可以信任自己的IT合作伙伴，以確保他們的安全性和合規(guī)性，同時又使員工有更多時間專注于主要職責(zé)。雄心勃勃的組織也會尋找與他們有共同前瞻性思維方法的供應(yīng)商合作。
有些人誤認(rèn)為IT外包是一種簡單的快速解決方案或短期方法。當(dāng)出現(xiàn)問題時，組織尋求第三方的幫助，一旦解決問題就會結(jié)束合作關(guān)系。
實際上，現(xiàn)代IT外包是管理IT環(huán)境的一種有效方式，它有助于IT業(yè)務(wù)的長期增長。如今，越來越多的IT供應(yīng)商與組織合作進(jìn)行擴(kuò)展項目，其中包括構(gòu)建整個IT基礎(chǔ)設(shè)施和制定未來的路線圖。
進(jìn)行切換
溝通和交流是順利切換到新的IT服務(wù)提供商的關(guān)鍵。雙方必須就合作條款達(dá)成一致，其中包括責(zé)任、工作時間和聯(lián)絡(luò)方式。
組織從一開始就與IT服務(wù)提供商建立共同的期望，可以更好地加強(qiáng)合作。例如，將IT服務(wù)商的工作時間設(shè)置為組織運(yùn)營時間之外，可以最大限度地減少停機(jī)時間或?qū)T工的影響。
確定客戶經(jīng)理和關(guān)鍵聯(lián)系人，意味著組織的IT服務(wù)提供商可以像員工一樣了解業(yè)務(wù)，并作為團(tuán)隊的延伸。這樣可以使組織能夠以最小的延遲或中斷進(jìn)行。
從現(xiàn)有供應(yīng)商轉(zhuǎn)換的組織應(yīng)在其現(xiàn)有供應(yīng)商與新供應(yīng)商之間建立合作關(guān)系。這樣可以讓新的供應(yīng)商與當(dāng)前IT環(huán)境、未完成的工作和正在進(jìn)行的項目保持同步。
對于擁有內(nèi)部IT部門的組織來說，定義邊界至關(guān)重要。每個團(tuán)隊都需要了解他們在哪里擁有所有權(quán)和自治權(quán)。這樣可以提高效率，并最大程度地減少與注銷相關(guān)的延遲。
并且一旦簽訂合同，就需要不斷地溝通。與任何業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型一樣，在合作中也會遇到障礙，因此建議定期召開反饋會議。
例如與客戶經(jīng)理每周召開一次電話會議，討論未完成的工作、時間表，以及提出需要解決的問題。對于組織來說，重要的是要解決問題，保持良好的伙伴關(guān)系，并減少業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險。
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