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云技術(shù)在電子文檔管理領(lǐng)域的運(yùn)用
1、有助于計(jì)算機(jī)文檔一體化管理的普及
由于傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)文檔一體化管理架構(gòu)設(shè)計(jì)，我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)文檔管理信息化就必須投入大量資金購(gòu)買軟、硬件，組建局域網(wǎng)和引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，才能確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，制約了電子文檔一體化在我國(guó)的中小型和微型團(tuán)體、企事業(yè)單位的普及。云計(jì)算對(duì)我國(guó)文檔一體化管理普及工作最大的幫助，一是可以避免服務(wù)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等方面的大量開開支，例如對(duì)硬件升級(jí)與故障維修等。如果使用單位構(gòu)建私有云，那么它的硬件投入費(fèi)用將降低很多，因?yàn)樵朴?jì)算平臺(tái)能以較低的價(jià)格提供相同的計(jì)算功能和存儲(chǔ)空間。二是，用戶不再需要購(gòu)買和升級(jí)相關(guān)管理軟件，只需要根據(jù)自己的需要和喜好來租用服務(wù)商的價(jià)格低廉的云服務(wù)，軟件的維護(hù)也只需要用戶服務(wù)商進(jìn)行。同時(shí)，由于一切軟、硬件只需服務(wù)商進(jìn)行搭建和維護(hù)升級(jí)，從而減少了文檔管理部門對(duì)信息技術(shù)人才的依賴。
應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)取代傳統(tǒng)單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版的文檔管理軟件，真正實(shí)現(xiàn)電子文檔的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理和信息資源的有效整合。目前多種檔案管理軟件進(jìn)入我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，其廠家不一，執(zhí)行不同數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。例如某部屬國(guó)有大型企業(yè)從部、省到市、縣幾千個(gè)下屬單位，由于該行業(yè)不同省份采購(gòu)不同的文檔管理軟件，即使在相同省份的企業(yè)、各市、縣單位也采購(gòu)不同的文檔管理軟件，使該行業(yè)文檔信息資源處于“信息孤島”狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)全行業(yè)檔案信息資源共享。采用云計(jì)算技術(shù)能對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效整合，以“云桌面”方式構(gòu)建該行業(yè)的全國(guó)文檔管理平臺(tái)，其虛擬桌面按照行業(yè)文檔工作場(chǎng)景，提供收文管理、發(fā)文管理、歸檔管理、檔案管理、檔案檢索等功能?！霸谱烂妗痹诒拘袠I(yè)的防火墻內(nèi)工作，本單位的計(jì)算機(jī)管理人員能夠?qū)ζ鋽?shù)據(jù)、安全性和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行有效地控制。用戶可以結(jié)合本單位文檔管理的特點(diǎn)，利用“行業(yè)插件”定制既符合電子文檔管理“共性”，又適應(yīng)本單位管理“個(gè)性”的“云桌面”，對(duì)文檔信息資源進(jìn)行有效管理。構(gòu)建國(guó)家電網(wǎng)、通信、醫(yī)療衛(wèi)生、文化、教育等行業(yè)的“云桌面”能夠?qū)崿F(xiàn)高效辦公，有助于文檔一體化管理在我國(guó)的全面普及。
2、利用統(tǒng)一平臺(tái)，采集和存儲(chǔ)文檔數(shù)據(jù)
我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位建立云計(jì)算中心之后，所有部門的數(shù)據(jù)處理在一個(gè)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行，所有的文檔信息發(fā)布處理的技術(shù)支持也在統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，這樣就形成了一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，大量海量文檔數(shù)據(jù)可以在各個(gè)部門分別處理、采集、由數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一完成數(shù)據(jù)交換和備份。云計(jì)算中心應(yīng)成為政務(wù)和檔案信息資源的管理中心，實(shí)現(xiàn)各種信息采集和存儲(chǔ)的集中化，例如建立服務(wù)民生的醫(yī)療衛(wèi)生、文化產(chǎn)業(yè)、教育、計(jì)劃生育、社區(qū)管理等綜合平臺(tái)，利用這個(gè)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。
從資源共享角度出發(fā)，要求云計(jì)算數(shù)據(jù)處理應(yīng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的目的是為了文檔數(shù)據(jù)對(duì)接、檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)對(duì)接、館室對(duì)接，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)一，形成一條龍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源一體化管理。在用戶對(duì)終端設(shè)備性能最小要求的前提下，云計(jì)算技術(shù)具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)通用性，可以在最大程度上避免“數(shù)據(jù)孤島”的產(chǎn)生。從管理者的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，已經(jīng)滯后于電子文檔管理的實(shí)際需要。目前，用于云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還沒有完全確定，因此，必須考慮云計(jì)算文檔信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)的建設(shè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案行政管理部門要把工作重點(diǎn)放在制定云計(jì)算文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，保障統(tǒng)一平臺(tái)采集和存儲(chǔ)文檔數(shù)據(jù)工作的順利開展。
3、有利于改善電子檔案的利用服務(wù)環(huán)境
傳統(tǒng)的電子檔案在線提供利用，由于存儲(chǔ)和管理模式限制了電子檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)，制約了檔案信息資源的共享，不能跨區(qū)域和跨不同專業(yè)檔案館向利用者提供電子檔案信息資源服務(wù)。基于人工智能、虛擬服務(wù)、云終端等多種技術(shù)，將非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)、空間數(shù)據(jù)和其他多維數(shù)據(jù)有效融合集成，為用戶建立虛擬的“云”檔案館，充分利用云計(jì)算帶來的技術(shù)和服務(wù)，建設(shè)開放的有透明度的資源庫(kù)。在云計(jì)算環(huán)境中，電子檔案信息資源不再單一地存儲(chǔ)在某一區(qū)域公共檔案館和專業(yè)檔案館，而是放在云端。用戶可以使用臺(tái)式電腦，筆記本電腦、平板電腦和支持3G網(wǎng)絡(luò)的手機(jī)，隨時(shí)隨地進(jìn)行地進(jìn)入電子檔案管理平臺(tái)，搜索、瀏覽所需的信息。利用“公有云”云端的“虛擬資源池”，利用者實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域到國(guó)家級(jí)、省級(jí)及其他各級(jí)公共檔案館、專業(yè)檔案館，檢索自己所需的文檔信息，獲得及時(shí)有效的相關(guān)信息，極大地改善改善電子檔案的利用服務(wù)環(huán)境。
4、實(shí)現(xiàn)電子文檔數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)與云端備份
隨著數(shù)字時(shí)代的到來，文檔管理存儲(chǔ)介質(zhì)從紙質(zhì)載體變遷為數(shù)字載體，在我國(guó)，按照不同機(jī)構(gòu)的財(cái)力、人力與技術(shù)力量，在不同的文檔管理意識(shí)作用下，文檔管理部門一般采取制作電子文件的磁帶備份、光盤備份、磁盤備份，將這些電子文件備份脫機(jī)保存在文檔庫(kù)內(nèi)，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下文檔管理部門采用存儲(chǔ)服務(wù)器和備份服務(wù)器對(duì)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)與備份。
當(dāng)今社會(huì)，電子檔案的數(shù)量每年呈指數(shù)增長(zhǎng)趨勢(shì)，然而，無論是計(jì)算機(jī)房的擴(kuò)建還是服務(wù)器存儲(chǔ)容量的不斷擴(kuò)展，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了本單位電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份的需求。目前，我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案管理部門的數(shù)據(jù)備份一般只能在本單位服務(wù)器上備份，或者將備份檔案數(shù)據(jù)移交當(dāng)?shù)鼐C合檔案館保管。實(shí)行云計(jì)算技術(shù)支持后，其海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，以及無限存儲(chǔ)空間等優(yōu)勢(shì)，可以方便用戶將文檔資源通過數(shù)據(jù)中心的設(shè)備將數(shù)據(jù)備份于虛擬的云端，無需備份在本單位服務(wù)器。在云計(jì)算中，一臺(tái)備份服務(wù)器的崩潰不會(huì)影響到文檔數(shù)據(jù)的恢復(fù)，因?yàn)樵凭哂凶詣?dòng)備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。由于用戶資源不是放在某一臺(tái)備份服務(wù)器上，而是放在虛擬的云端，因而在云端始終保留著多個(gè)副本，不用擔(dān)心數(shù)據(jù)的丟失或損壞。同時(shí)云計(jì)算提供了云安全服務(wù)，通過其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，及時(shí)向各用戶端提供最新防病毒和木馬信息，云計(jì)算的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢(shì)將會(huì)大大提升了電子文檔數(shù)據(jù)的安全保障力度。
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